Добрый день, команда, доброго дня всем руководителям!
Как Вы знаете в наши задачи входит автоматизация процессов каждого отдела. Для решения этой задачи мы делаем документацию и блоги. В этой статье вы узнаете
В создание документации входит:
1. Описание каждой роли, которую требуется выполнять в каждом отделе. Например в отделах нужны помощники, люди, которые будут заниматься продвижением, организацией мероприятий и другое.
2. Описание ролей представляет собой кратких обзор функций каждого человека, который выполняет данную роль. Один человек может выполнять несколько ролей, однако, поскольку за ролями закреплены функции, мы можем отталкиваться от этой информации, чтобы понимать какой объем работы делает каждый человек и выявить ключевые показатели эффективности работы в каждой роли.
3. Инструкции по каждой роли - это детальное описание действий, которые с определенной регулярностью необходимо будет выполнять исполнителю или ответственному за роль. В инструкции входит план работы, описание взаимодействия в команде отдела и между отделами. Когда и к кому, за какой информацией обращаться, что делать в каких случаях, как и где заполнять отчеты, когда, кого и о чем предупреждать. Для создания инструкции каждый руководитель должен представить какую информацию необходимо передать человеку, который будет исполнять определенную роль, представить его ежедневную рутину и прописать ее по пунктам.
4. Ключевые показатели. По каждой роли необходимо определить ключевые показатели успешной деятельности того человека, которому Вы доверили роль. Например, если у Вас в отделе есть роль "Создатель тестов", то его показателями будут количество тестов в определенном качестве и время создания. Таким образом создание 3 тестов в месяц при норме или задаче создать 10 тестов в месяц - это показатель низкой эффективности. А выполнение 10 тестов в месяц при той же цели, но с низким качеством - это то же самое что вообще не выполнить задачу, т.е низкая эффективность. Т.е КП (ключевые показатели) в данном примере это: Количество тестов, Качество теста, Время выполнения.
Для отслеживания качества необходимо создание карты качества - мы называем это scorecard (скоркард)
5. Формы отчетности. Для создания форм отчетности для каждой роли необходимы те ключевые показатели, которые Вы прописали в документации (пункт 4), плюс дополнительная информация, которая необходима руководителю, создающему форму отчетности.
В создание блога входит:
1. Публикация волонтерских вакансий - это те роли, на которые Вам предстоит найти людей в свою команду. Для публикации каждой волонтерской вакансии на блоге нужно создать новую публикацию с комментарием "Внимание - волонтерская вакансия", описанием функций (описанием роли) и место, где предпочтительно найти претендента (например: "возможна удаленная работа" или "желательно Киев или Киевская обл.) Посмотреть примеры публикаций о Вакансиях можно ЗДЕСЬ. Вакансии публикуются в разделе "Последние новости"
2. Расписание мероприятий в отделе - публикуется в календаре Google, который привязывается к отдельной странице блога "Календарь мероприятий". В мероприятия входит организация рабочих встреч отдела, команды, а также мероприятия для общения по темам отдела, например для повышения квалификации команды или привлечения потенциальных членов команды. Посмотрите пример календаря Отдела тренеров и коучей
3. Информация "О Нас" - это страничка на блоге где публикуется фотография и приветствие руководителя отдела, затем задачи и цели отдела, чем занимается отдел, возможно фотографии членов команды и их роли. Посмотрите пример раздела О Нас Отдела обучения или Пример Отдела тренеров и коучей
4. Контакты - отдельная страничка где руководитель публикует контакты людей ответственных за работу с потенциальными членами команды и за ответы на вопросы участников других отделов и сотрудничество с ними.
5. Отчеты - отдельная страница содержащая ссылки на все отчетные листы с описанием процедур для каждого члена команды.
6. Фотоархив (по желанию) - публикация прошедших мероприятий в виде краткого описания мероприятия и фотографий. В любом случае этот фотоархив будет формироваться в процессе ведения блога команды. Посмотрите как ведется блог далее.
В ведение блога входит:
1. Публикация основных событий команды - статья-обзор мероприятия с фотоотчетом
2. Обновление календаря мероприятий
3. Создание объявлений и анонсирование мероприятий, а также публикация информации о нововведениях отдела, новостях, новых членах команды, которые присоединяются и прочее.
4. Публикация результатов деятельности и сводных отчетов о достижении целей отдела.
Как Вы знаете в наши задачи входит автоматизация процессов каждого отдела. Для решения этой задачи мы делаем документацию и блоги. В этой статье вы узнаете
- Какая последовательность действий для создания документации
- Как создается блог
- Как вести блог
- Форма прогресса каждого члена команды по работе с документацией и с блогами
В создание документации входит:
1. Описание каждой роли, которую требуется выполнять в каждом отделе. Например в отделах нужны помощники, люди, которые будут заниматься продвижением, организацией мероприятий и другое.
2. Описание ролей представляет собой кратких обзор функций каждого человека, который выполняет данную роль. Один человек может выполнять несколько ролей, однако, поскольку за ролями закреплены функции, мы можем отталкиваться от этой информации, чтобы понимать какой объем работы делает каждый человек и выявить ключевые показатели эффективности работы в каждой роли.
3. Инструкции по каждой роли - это детальное описание действий, которые с определенной регулярностью необходимо будет выполнять исполнителю или ответственному за роль. В инструкции входит план работы, описание взаимодействия в команде отдела и между отделами. Когда и к кому, за какой информацией обращаться, что делать в каких случаях, как и где заполнять отчеты, когда, кого и о чем предупреждать. Для создания инструкции каждый руководитель должен представить какую информацию необходимо передать человеку, который будет исполнять определенную роль, представить его ежедневную рутину и прописать ее по пунктам.
4. Ключевые показатели. По каждой роли необходимо определить ключевые показатели успешной деятельности того человека, которому Вы доверили роль. Например, если у Вас в отделе есть роль "Создатель тестов", то его показателями будут количество тестов в определенном качестве и время создания. Таким образом создание 3 тестов в месяц при норме или задаче создать 10 тестов в месяц - это показатель низкой эффективности. А выполнение 10 тестов в месяц при той же цели, но с низким качеством - это то же самое что вообще не выполнить задачу, т.е низкая эффективность. Т.е КП (ключевые показатели) в данном примере это: Количество тестов, Качество теста, Время выполнения.
Для отслеживания качества необходимо создание карты качества - мы называем это scorecard (скоркард)
5. Формы отчетности. Для создания форм отчетности для каждой роли необходимы те ключевые показатели, которые Вы прописали в документации (пункт 4), плюс дополнительная информация, которая необходима руководителю, создающему форму отчетности.
В создание блога входит:
1. Публикация волонтерских вакансий - это те роли, на которые Вам предстоит найти людей в свою команду. Для публикации каждой волонтерской вакансии на блоге нужно создать новую публикацию с комментарием "Внимание - волонтерская вакансия", описанием функций (описанием роли) и место, где предпочтительно найти претендента (например: "возможна удаленная работа" или "желательно Киев или Киевская обл.) Посмотреть примеры публикаций о Вакансиях можно ЗДЕСЬ. Вакансии публикуются в разделе "Последние новости"
2. Расписание мероприятий в отделе - публикуется в календаре Google, который привязывается к отдельной странице блога "Календарь мероприятий". В мероприятия входит организация рабочих встреч отдела, команды, а также мероприятия для общения по темам отдела, например для повышения квалификации команды или привлечения потенциальных членов команды. Посмотрите пример календаря Отдела тренеров и коучей
3. Информация "О Нас" - это страничка на блоге где публикуется фотография и приветствие руководителя отдела, затем задачи и цели отдела, чем занимается отдел, возможно фотографии членов команды и их роли. Посмотрите пример раздела О Нас Отдела обучения или Пример Отдела тренеров и коучей
4. Контакты - отдельная страничка где руководитель публикует контакты людей ответственных за работу с потенциальными членами команды и за ответы на вопросы участников других отделов и сотрудничество с ними.
5. Отчеты - отдельная страница содержащая ссылки на все отчетные листы с описанием процедур для каждого члена команды.
6. Фотоархив (по желанию) - публикация прошедших мероприятий в виде краткого описания мероприятия и фотографий. В любом случае этот фотоархив будет формироваться в процессе ведения блога команды. Посмотрите как ведется блог далее.
В ведение блога входит:
1. Публикация основных событий команды - статья-обзор мероприятия с фотоотчетом
2. Обновление календаря мероприятий
3. Создание объявлений и анонсирование мероприятий, а также публикация информации о нововведениях отдела, новостях, новых членах команды, которые присоединяются и прочее.
4. Публикация результатов деятельности и сводных отчетов о достижении целей отдела.
Комментариев нет:
Отправить комментарий